‘De online open dag als voorloper van de permanente open dag’

Enkele duizenden bezoekers bezochten de online open dagen van Windesheim (20-23 april). Een omslag van een normale fysieke open dag naar een volledige online versie, gaat natuurlijk niet zonder slag of stoot. Een interview met Jeroen Kramers, hoofd Marketing en Communicatie van Windesheim.

Jeroen, hoe voel je je, nu de online open dagen achter de rug zijn? Tevreden?

‘Ja ik ben supertevreden; het was een gigantische klus maar het team jongerenmarketing, bestaande uit mensen die verstand hebben van events, social media, video, techniek en data, hebben we het voor elkaar gekregen. En vlak ook de inbreng van alle docenten in de opleidingen, ICT en de studenten niet uit. Dit is een teamprestatie! We hadden bijna tweeënhalf duizend bezoekers, verdeeld over Zwolle en Almere. Dat is iets minder dan op een traditionele open dag, maar het is een getal dat perspectief biedt. Want er komen door gerichte follow-up de komende tijd nog bezoekers bij dit aantal. Verder is de interactie tussen bezoekers en de mensen die hen te woord stonden een sterk aspect. Mensen kregen snel antwoord op hun vragen. Ongeveer 50% van de deelnemers zocht de interactie en gemiddeld 75% keek een volledige voorlichtingssessie uit. Dat zijn prima cijfers en zegt veel over de kwaliteit van onze voorlichting.’

Wat was vooraf de grootste uitdaging?

‘De techniek. In extreem korte tijd moest er ontzettend veel videomateriaal beschikbaar komen en daarnaast ontbrak nog een groot deel van de technische infrastructuur. We hebben nu bijvoorbeeld een prachtig YouTube-kanaal waarop het hele aanbod van opleidingen permanent beschikbaar is. De video’s zien er gelikt uit en zijn allemaal voorzien van interactiemogelijkheden en aanbevelingen om verder te kijken. Ook het technische verhaal rondom de chatsessies is gelukt. Het was spannend of grote groepen tegelijk voorlichting konden volgen. Dat lukte. Om wat voorbeelden te noemen: bij Social Work was er een sessie waarbij 124 mensen tegelijk aanwezig waren en konden meedoen. En zo waren er meer opleidingen met sessies waarbij er zo’n honderd bezoekers tegelijk waren zoals bij Verpleegkunde en Commerciële Economie.’

Wat betekent deze ervaring voor de toekomst van de open dag?

‘Heel veel. Onder druk van de crisis hebben we een nieuwe en andere invulling kunnen geven aan het concept onderwijsmarketing. In het verleden lieten we wel eens ballonnetjes op dat eigenlijk elke dag een open dag zou moeten zijn. Ik denk dat we nu een enorme stap in die richting hebben gezet. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat de fysieke open dag niet belangrijk blijft. Voor bezoekers blijft het belangrijk én fijn om de sfeer te proeven, gesprekken te voeren en om potentiële klasgenoten en docenten te ontmoeten. Maar op deze manier is een heel mooi pakket voorlichtingsmateriaal beschikbaar gekomen voor een lange periode, voor iedere opleiding. Daar gaan mensen continu profijt van hebben. In combinatie met de mogelijkheden die het nieuwe CRM-systeem biedt, kunnen we mensen een heel persoonlijk onderwijsaanbod doen, wat het beste bij hen past. En ook daarvoor zijn de plannen al ontwikkeld voor de komende tijd, de trein dendert gewoon door. Daar heeft iedereen baat bij, met name de aankomend studenten en daar gaat het ons natuurlijk vooral om.’ 

Wat betekent deze ervaring voor de open avond?

‘Dit concept is recyclebaar. De open avonden worden een vergelijkbare combinatie van een live online evenement en van 'Video On Demand’. De open avonden zijn bedoeld voor professionals en hier ligt de nadruk op live presentaties en live-chats met docenten en studenten. We nemen alle sessies op en maken deze vervolgens beschikbaar op YouTube. Net als jongeren verwachten professionals inmiddels steeds meer dat de informatie die zij zoeken op elk moment beschikbaar is. Daar spelen we op in met deze aanpak. We kunnen met het on-demand beschikbare vdeo-aanbod bovendien een persoonlijke follow-up doen via gerichte marketingcampagnes. Maar we starten met een live evenement, enerzijds om het persoonlijke contact te maken, anderzijds om de werving een positieve impuls te geven.’

Wat zou je een volgende keer anders doen?

Eigenlijk niet veel. We hebben als team onder druk waargemaakt wat we vooraf wilden. Het was voor iedereen een nieuwe situatie en daarom hadden we – het klinkt een beetje zwaar – de bereidheid om te falen. Dan kan het eigenlijk al niet meer mislukken. We hebben met zijn allen een nieuwe manier gevonden om de open dag vorm te geven en daarvan veel geleerd. Die ervaring nemen we mee om de volgende voorlichtingsdagen nog beter te maken. We blijven aan het werk!