Privacystatement

Bij hogeschool Windesheim verwerken we veel persoonsgegevens van studenten. Om onze studenten zo goed mogelijk te kunnen ondersteunen en begeleiden in hun leerproces, wisselen we gegevens ook uit tussen diverse partijen (bv docenten) en systemen. Windesheim hecht er waarde aan dat het delen van informatie op zorgvuldige wijze gebeurt en dat het voor de student inzichtelijk is waar zijn gegevens voor worden gebruikt en wie daar toegang toe heeft. Het document Gebruik Persoonsgegevens verschaft hierin inzicht.

Opslag en verwerking van persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor de uitvoering van onze bedrijfsprocessen. Dit moet met de grootst mogelijke zorgvuldigheid gebeuren omdat misbruik van persoonsgegevens niet alleen grote schade kan berokkenen aan studenten, medewerkers en andere betrokkenen maar ook aan de hogeschool zelf. Bij Windesheim vinden we het dan ook belangrijk dat we de persoonsgegevens die aan ons worden verstrekt, goed beschermen en gebruiken waarvoor ze zijn bedoeld. Het op een juiste manier verwerken van persoonsgegevens is de verantwoordelijkheid van het bestuur van Windesheim. Daarnaast is ook iedere individuele medewerker en student verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met andermans persoonsgegevens.

Windesheim heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming benoemd die belast is met het houden van intern toezicht op de naleving van de geldende privacywetgeving en daarnaast ook advies geeft. De Functionaris voor Gegevensbescherming is Patrick van de Wetering. Hij is bereikbaar via e-mail FG@windesheim.nl(opent in nieuw tabblad).

Om de informatie voor studenten overzichtelijke te houden wordt dit statement op de sharenetpagina van het studentenstatuut geplaatst, hoewel dit statement geen onderdeel uitmaakt van het studentenstatuut.

Doeleinden en grondslag

We verwerken jouw persoonsgegevens omdat je je bij ons hebt ingeschreven voor een hbo-opleiding. Windesheim verwerkt jouw gegevens om goed onderwijs te kunnen leveren, jouw studievoortgang te kunnen volgen en jou optimaal te kunnen begeleiden in jouw leerproces. Daarbij verwerken we alleen gegevens die ter zake dienend zijn of nodig zijn om aan onze wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen.

Gegevens die jij in vertrouwen deelt, mogen alleen met jouw toestemming verwerkt of verder gedeeld worden. Dit geldt bijvoorbeeld voor gegevens over een functiebeperking. Zie hiervoor ook de ‘Gedragscode studentendecanaat’ (besluit 2017-018).

Om informatieveiligheid en een goed functioneren van onze systemen te kunnen realiseren, controleren we ook het gebruik van onze ICT-faciliteiten. Hoe dit gebeurt en op welke wijze we deze gegevens op individueel niveau mogen benaderen, is vastgelegd in de 'integriteitscode voor ICT medewerkers' en het 'ICT-reglement voor studenten'. Dit reglement is ook van toepassing op cursisten.

Toegang tot persoonsgegevens

Voor toegang tot gegevens hanteert Windesheim het need-to-know principe. De toegang beperkt zich tot de gegevens die personen nodig hebben voor het uitvoeren van hun specifieke taak.
Er zijn o.a. verschillende autorisatieprofielen voor personen die zich bezighouden met de studentenadministratie, het geven van onderwijs en het begeleiden van studenten. Zo hebben bv. docenten alleen toegang tot gegevens van de studenten aan wie zij zelf lesgeven.

Windesheim stelt voor medewerkers, studenten en cursisten een adresboek beschikbaar met de Windesheim-emailadressen van studenten, cursisten en medewerkers van Windesheim. Jij bepaalt zelf welke andere informatie je via dit adresboek beschikbaar wilt stellen.

Alleen als het noodzakelijk is voor de uitvoering van de (onderwijs)overeenkomst die je met ons hebt, of om te voldoen aan een wettelijke plicht, kan het zijn dat wij jouw persoonsgegevens doorgeven aan anderen. Organisaties waar wij persoonsgegevens mee uitwisselen zijn onder meer:

• De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)
• Ministerie OC&W
• Inspectie voor het Hoger Onderwijs
• Overheidsinstellingen
• Gemeenten
• Belastingdienst
• Studiekeuze123 ten behoeve van de Nationale Studenten Enquête (NSE)
• Stagebieders
• Partnerinstellingen in binnen- en buitenland (buitenlandstudie en -stage)
• De Immigratie en Naturalisatie Dienst (IND) ten behoeve van verblijfsvergunningsplichtige studenten

Windesheim verstrekt persoonsgegevens alleen aan derden in landen buiten de Europese Unie (derde landen) als de ontvanger of het ontvangende land een passend beschermingsniveau kan waarborgen. Als passend beschermingsniveau hanteert Windesheim:

• De algemene lijst van landen met passend beschermingsniveau gepubliceerd door de Europese Commissie. 

Windesheim verstrekt persoonsgegevens alléén aan derden in landen zonder passend beschermingsniveau wanneer dit in het kader van een buitenlandstudie of -stage noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen jou en Windesheim. Wij informeren je over de informatie die we uitwisselen.

Bewaartermijnen

Windesheim bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk om de eerder genoemde doelen te realiseren. Windesheim vernietigt de persoonsgegevens na het verlopen van de bewaartermijn, tenzij de gegevens bedoeld zijn voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. In het laatste geval archiveren wij de gegevens. Windesheim hanteert de 'Selectielijst Hogescholen' als uitgangspunt voor de bewaar- en vernietigingstermijnen.

Wanneer verwerking van een persoonsgegeven plaatsvindt op basis van jouw toestemming dan heb je altijd het recht om je toestemming in te trekken. In zo’n geval zal het gegeven alleen nog verwerkt worden om aan een wettelijke plicht te voldoen. Bestaat zo’n plicht niet dan wordt het gegeven verwijderd.

Jouw rechten

Je hebt verschillende rechten m.b.t. je persoonsgegevens: recht op inzage, rectificatie, verwijdering, afscherming en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking van je persoonsgegevens. Wil je gebruik maken van deze rechten, neem dan contact op met de onderwijsjuristen van Windesheim via e-mail onderwijsjuristen@windesheim.nl(opent in nieuw tabblad). Je kunt langs die weg ook direct een verzoek indienen.

Ben je van mening dat Windesheim in het algemeen niet correct handelt bij de verwerking van jouw persoonsgegevens? Dien dan een schriftelijke klacht in bij het Klachtenloket (klachtenloket@windesheim.nl(opent in nieuw tabblad)). Levert een klacht niet het gewenste resultaat op? Dan is er de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bij hogeschool Windesheim verwerken we veel persoonsgegevens van cursisten. Om onze cursisten zo goed mogelijk te kunnen ondersteunen en begeleiden in hun leerproces, wisselen we gegevens ook uit tussen diverse partijen (bv docenten) en systemen. Windesheim hecht er waarde aan dat het delen van informatie op zorgvuldige wijze gebeurt en dat het voor de cursist inzichtelijk is waar zijn gegevens voor worden gebruikt en wie daar toegang toe heeft. Het privacy statement verschaft hierin inzicht.

Opslag en verwerking van persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor de uitvoering van onze bedrijfsprocessen. Dit moet met de grootst mogelijke zorgvuldigheid gebeuren omdat misbruik van persoonsgegevens niet alleen grote schade kan berokkenen aan cursisten, medewerkers en andere betrokkenen maar ook aan de hogeschool zelf. Bij Windesheim vinden we het dan ook belangrijk dat we de persoonsgegevens die aan ons worden verstrekt, goed beschermen en gebruiken waarvoor ze zijn bedoeld. Het op een juiste manier verwerken van persoonsgegevens is de verantwoordelijkheid van het bestuur van Windesheim. Daarnaast is ook iedere individuele medewerker en cursist verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met andermans persoonsgegevens.

Windesheim heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming benoemd die belast is met het houden van intern toezicht op de naleving van de geldende privacywetgeving en daarnaast ook advies geeft. De Functionaris voor Gegevensbescherming is Patrick van de Wetering. Hij is bereikbaar via e-mail FG@windesheim.nl(opent in nieuw tabblad).

Doeleinden en grondslag

We verwerken jouw persoonsgegevens omdat je een cursusovereenkomst hebt afgesloten met Windesheim. Windesheim verwerkt jouw gegevens om goed onderwijs te kunnen leveren, jouw cursusvoortgang te kunnen volgen en jou optimaal te kunnen begeleiden in jouw leerproces. Daarbij verwerken we alleen gegevens die ter zake dienend zijn of nodig zijn om aan onze wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Om informatieveiligheid en een goed functioneren van onze systemen te kunnen realiseren, controleren we ook het gebruik van onze ICT-faciliteiten. Hoe dit gebeurt en op welke wijze we deze gegevens op individueel niveau mogen benaderen, is vastgelegd in de 'integriteitscode voor ICT medewerkers' en het 'ICT-reglement voor studenten'. Dit reglement is ook van toepassing op cursisten.

Toegang tot persoonsgegevens

Voor toegang tot gegevens hanteert Windesheim het need-to-know principe. De toegang beperkt zich tot de gegevens die personen nodig hebben voor het uitvoeren van hun specifieke taak. Er zijn o.a. verschillende autorisatieprofielen voor personen die zich bezighouden met de cursistenadministratie, het geven van onderwijs en het begeleiden van cursisten. Zo hebben bv. docenten alleen toegang tot gegevens van de cursisten aan wie zij zelf lesgeven. Windesheim stelt voor medewerkers, studenten en cursisten een adresboek beschikbaar met de Windesheim-emailadressen van studenten, cursisten en medewerkers van Windesheim. Jij bepaalt zelf welke andere informatie je via dit adresboek beschikbaar wilt stellen.

Verstrekking aan derden

Windesheim stelt geen gegevens beschikbaar aan derden, tenzij dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening aan jou. Jouw gegevens worden niet uitgeleend, verhuurd of verkocht, noch op een andere manier openbaar gemaakt.

Bewaartermijnen

Windesheim bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk om de eerder genoemde doelen te realiseren. Windesheim vernietigt de persoonsgegevens na het verlopen van de bewaartermijn, tenzij de gegevens bedoeld zijn voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. In het laatste geval archiveren wij de gegevens. Windesheim hanteert de 'Selectielijst Hogescholen' als uitgangspunt voor de bewaar- en vernietigingstermijnen. Wanneer verwerking van een persoonsgegeven plaatsvindt op basis van jouw toestemming dan heb je altijd het recht om je toestemming in te trekken. In zo’n geval zal het gegeven alleen nog verwerkt worden om aan een wettelijke plicht te voldoen. Bestaat zo’n plicht niet dan wordt het gegeven verwijderd.

Jouw rechten

Je hebt verschillende rechten m.b.t. je persoonsgegevens: recht op inzage, rectificatie, verwijdering, afscherming, overdraagbaarheid en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking van je persoonsgegevens. Wil je gebruik maken van deze rechten, neem dan contact op met de onderwijsjuristen van Windesheim via e-mail onderwijsjuristen@windesheim.nl. Je kunt langs die weg ook direct een verzoek indienen. Ben je van mening dat Windesheim in het algemeen niet correct handelt bij de verwerking van jouw persoonsgegevens? Dien dan een schriftelijke klacht in bij de functionaris voor gegevensbescherming (FG@windesheim.nl). Levert een klacht niet het gewenste resultaat op? Dan is er de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

We willen je graag zo goed mogelijk helpen om een studie te vinden die bij je past. Dat is van belang voor jou en ook voor ons. Want jouw plezier en succes in je studie zijn ook motiverend voor onze docenten en opleidingen. En om je zo goed mogelijk te kunnen helpen, willen we graag een aantal gegevens van je ontvangen en gebruiken. Als we weten wie je bent, wanneer je examen doet en over welke opleidingen je nadenkt, kunnen we je bijvoorbeeld op de juiste momenten uitnodigen voor studiekeuzeactiviteiten. Of je gericht informatie en tips geven. En wil je onze informatie niet meer ontvangen? Je kunt je op elk moment afmelden. Zo ben je en blijf je eigenaar van jouw gegevens.

Verbetering

Windesheim wil aankomende studenten helpen bij studiekeuze. We willen weten of we daarin slagen, en of het nog beter kan. Daarom gebruiken we jouw gegevens voor bredere analyses. We kijken dan niet naar jou als individu, maar naar het keuzegedrag van (aankomende) groepen studenten. Op basis daarvan passen we onze voorlichting en onderwijsmarketing aan. Dit doen we ook door middel van enquêtes na afloop van bijvoorbeeld open dagen. En soms nodigen we scholieren uit voor een klankbordgroep.

Wat vragen we en waarom?

• Voor- en achternaam: we willen graag weten met welke persoon we te maken hebben. En we willen je met je naam kunnen aanspreken.
• Geboortejaar: als we je geboortejaar weten kunnen we je gerichter benaderen met nuttige informatie voor jouw studiekeuzeproces.
• E-mailadres: we willen je graag op de juiste momenten de informatie geven die je helpt bij je studiekeuze. Door ons je e-mailadres te geven, kunnen we je bijvoorbeeld per mail uitnodigen voor open dagen of meelopen en proefstuderen. Ontvang je liever geen gerichte mails meer? Je kunt je onderin elke mail afmelden. Ook als je je hebt aangemeld voor onze nieuwsbrief met tips en tricks bij studiekeuze, kun je je onderin elke mail afmelden.
• Opleidingsniveau/vooropleiding: als we je vooropleiding weten kunnen we je gerichter benaderen met nuttige informatie voor jouw studiekeuzeproces.
• Eindexamenjaar (bij oriëntatie op een voltijdopleiding): we merken dat leerlingen uit voorexamenklassen vaak andere informatie nuttig vinden dan leerlingen die eindexamen doen. Om de informatie die we je sturen zo goed mogelijk te laten aansluiten bij jouw studiekeuzefase en je niet lastig te vallen met informatie die er voor jou nog niet toe doet, willen we graag weten wanneer je eindexamen doet. 
• Interesse in opleidingen: als we jouw interesse in opleidingen weten, kunnen we je beter passende informatie geven en hoeven we je niet lastig te vallen met informatie die er voor jou nog niet toe doet. Daarom vragen we je om je interesse voor bepaalde opleidingen voor bijvoorbeeld brochures, meelopen of open dag-bezoek.
• Woonplaats: als we je woonplaats weten kunnen we je gerichter benaderen met nuttige informatie voor jouw studiekeuzeproces.
• Telefoonnummer: wij gebruiken je telefoonnummer om een afspraak voor meelopen te maken en je te informeren over lastminute wijzigingen in meelopen of proefstuderen. Wil je voor een event, zoals de open dag, een herinnering sms ontvangen, vul dan ook je telefoonnummer in. 

We willen graag met jou als alumnus in contact blijven en je op de hoogte houden van bijvoorbeeld alumnibijeenkomsten, congressen binnen jouw vakgebied of voor jou relevante vervolgopleidingen. Ook willen we graag weten of je nu na je afstuderen nog een bijdrage wilt leveren aan je gevolgde opleiding, bijvoorbeeld door het geven van gastcolleges, begeleiden van studenten of meedenken over onderwijsontwikkelingen. En wil je onze informatie niet meer ontvangen? Weet dan dat je je op elk moment weer kunt afmelden of je voorkeuren kunt wijzigen. Zo ben je en blijf je eigenaar van jouw gegevens.

Verbetering

We gebruiken jouw gegevens ook voor verbetering. Windesheim wil aankomende studenten helpen bij studiekeuze. We willen weten of we daarin slagen, en of het nog beter kan. Daarom gebruiken we jouw gegevens voor bredere analyses. We kijken niet naar je als individu, maar naar het keuzegedrag van (aankomende) groepen studenten.

Daarmee passen we onze voorlichting en onderwijsmarketing aan. Dit doen we ook met enquêtes na bijvoorbeeld open dagen. En soms nodigen we scholieren uit voor een klankbordgroep.

Wat vragen we en waarom?

• Voor- en achternaam: we willen graag zeker weten met welke persoon we te maken hebben. En we willen je met je naam kunnen aanspreken.
• E-mailadres: we willen je graag op de juiste momenten de informatie geven die je helpt bij je studiekeuze voor vervolgopleidingen. Door ons je e-mailadres te geven, kunnen we je bijvoorbeeld per mail uitnodigen voor open dagen of meelopen en proefstuderen. Ontvang je liever geen gerichte mails meer? Je kunt je onderin elke mail afmelden. Ook als je je hebt aangemeld voor een nieuwsbrief, kun je je onderin elke mail afmelden.
• Opleiding: als we weten welke opleiding je gevolgd hebt, kunnen we je gericht benaderen met informatie over voor jou interessante bijeenkomsten of vervolgopleidingen.
• Afstudeerjaar: we vragen je om aan te geven wanneer je afgestudeerd bent, zodat we je eventueel kunnen uitnodigen voor events met jaargenoten. Of om je te kunnen informeren over mogelijke interessante vervolgtrajecten passend bij jouw werkervaring.
• Interesse in opleidingen: als we jouw interesse in opleidingen weten, kunnen we je beter passende informatie geven. Daarom vragen we je om je interesse voor bepaalde opleidingen voor bijvoorbeeld brochures, meelopen of open dag-bezoek.
• Woonplaats: als we je woonplaats weten kunnen we je gerichter benaderen met nuttige informatie voor jouw studiekeuzeproces.
• Telefoonnummer: in sommige gevallen willen we graag je telefoonnummer weten omdat het handig kan zijn om je even te spreken. Bijvoorbeeld als we je lastminute willen bereiken omdat je je hebt opgegeven voor meelopen of proefstuderen en er iets in de planning verandert. Ook kan het voorkomen dat we na meelopen of proefstuderen bij je willen checken of je nog met vragen rondloopt. Meestal zullen we je benaderen via mail.