Doorlooptijd van order tot betaling blijft inefficiënt ingericht

Tussen het moment dat een klant bestelt en de betaling binnenkomt – het zogeheten order-to-cashproces – laten organisaties nog steeds veel liquiditeit liggen. In dit proces gaat onnodig tijd verloren, waardoor betalingen later binnenkomen. De gemiddelde doorlooptijd ligt op 59 dagen en loopt bij geschillen op tot 88 dagen.

De vertraging ontstaat al vroeg, bijvoorbeeld bij orderverwerking en facturatie, en loopt daarna verder op. Dit blijkt uit de nieuwste Order to Cash Monitor 2026, uitgevoerd door het lectoraat Supply Chain Finance van Windesheim en 4CEE.

Vertraging begint al bij facturatie

Een belangrijke oorzaak is de tijd die nodig is om facturen te versturen. Gemiddeld gebeurt dit 8,4 dagen na levering. Daarnaast werkt ruim de helft van de organisaties met week- of maandfacturatie. Hoewel dit administratief efficiënt lijkt, gaat de betaaltermijn in de praktijk later in. Daardoor staat liquiditeit onnodig lang vast. De onderzoekers zien dat de impact hiervan vaak wordt onderschat. Organisaties kijken hierbij vooral naar gemak, terwijl het effect op de liquiditeit minder aandacht krijgt.

Digitalisering blijft achter, terwijl druk toeneemt

Veel organisaties zien pdf-facturen nog steeds als digitaal. In de praktijk is dit een traditionele werkwijze in een nieuw jasje. Slechts een klein deel werkt met echte e-facturatie, waarbij systemen automatisch gegevens uitwisselen. Tegelijkertijd neemt de externe druk om te digitaliseren toe. Europese regelgeving (ViDA) verplicht organisaties de komende jaren om stappen te zetten. Zo profiteren bedrijven die nu al investeren in e-facturatie van lagere kosten en snellere verwerking en betaling.

Veel aandacht voor innen, weinig voor voorkomen

Opvallend is dat organisaties hun inspanningen vooral richten op het innen van openstaande facturen. Denk aan herinneringen en intensiever contact met klanten wanneer betaling uitblijft. Het voorkomen van problemen krijgt minder aandacht. Minder dan de helft van de organisaties gebruikt vooraf credit scoring of risicobeoordeling. Daardoor ontstaan fouten en risico’s die later in het proces tijd en capaciteit kosten.

“Veel organisaties optimaliseren vooral wat er gebeurt nadat een factuur is verstuurd,” aldus Gregory Cronie, hoofdonderzoeker van de Order to Cash Monitor. “Terwijl juist aan de voorkant van het proces de grootste winst te behalen is door fouten en risico’s eerder te ondervangen. Zo kun je ook geschillen over facturen voorkomen, die een zeer grote impact hebben op de doorlooptijd.”

Handmatig werk blijft bottleneck 

Ook in de afrondende fase zien de onderzoekers nog veel inefficiëntie. Het koppelen van betalingen aan facturen gebeurt in veel organisaties nog grotendeels handmatig. Slechts een klein deel verwerkt dit volledig automatisch. Een meerderheid geeft aan dat een groot deel van de facturen niet automatisch kan worden gematcht met betalingen. Dit leidt tot extra werk, fouten en vertraging. De oorzaken zijn vaak praktisch, zoals ontbrekende betalingsreferenties of verschillen in bedragen. Juist hier liggen kansen voor standaardisatie en automatisering.

Gebrek aan integraal overzicht belemmert verbetering

Veel organisaties meten vooral losse onderdelen van het proces, zoals facturatietijd of betaaltermijn. Uit de monitor blijkt dat inzicht in het totale proces vaak ontbreekt. Daardoor is het lastig om gericht te verbeteren. Vertragingen blijven verspreid zichtbaar, terwijl de grootste winst juist zit in de samenhang tussen processtappen. Volgens de onderzoekers vraagt dit om een andere aanpak: kijken naar het hele proces, van order tot betaling.

Kleine verbeteringen, grote impact

Hoewel knelpunten op meerdere plekken zitten, laten de resultaten zien dat relatief kleine verbeteringen al een groot effect hebben. Een verkorting van de doorlooptijd met enkele dagen zorgt al voor aanzienlijk meer beschikbare liquiditeit. Voor organisaties met een hogere omzet kan dit oplopen tot miljoenen euro’s extra financiële ruimte.

Over het onderzoek

De Order to Cash Monitor 2026 is uitgevoerd door het lectoraat Supply Chain Finance van Windesheim en 4CEE.

Download het volledige rapport(opent in nieuw tabblad)

Windesheim doet praktijkgericht onderzoek naar financiële en logistieke processen, zoals Order-to-Cash, in nauwe samenwerking met bedrijven. Daarbij werken onderzoekers en studenten samen aan concrete verbeteringen in de praktijk. Heb je interesse om deel te nemen aan dit soort trajecten, of wil je meer weten over het onderzoek? Neem contact op met Richard Polman(opent in nieuw tabblad).