Hoe zorg je voor minder werkdruk in jouw organisatie?

Werkdruk is voor veel organisaties een herkenbaar thema. Teams moeten meer doen in minder tijd, terwijl personeelstekorten, technologische ontwikkelingen en veranderingen op de werkvloer elkaar snel opvolgen. Volgens Menno Vos, lector Leven Lang Ontwikkelen bij Hogeschool Windesheim, vraagt het omgaan met werkdruk om een bredere blik op hoe werk georganiseerd is binnen organisaties.

Menno Vos is lector Leven Lang Ontwikkelen bij hogeschool Windesheim sinds september 2019. Eerder was hij onder andere associate lector Sociale Innovatie en docent HRM bij Windesheim. Ook was hij senior onderzoeker bij het Instituut voor Integratie en Sociale Weerbaarheid en onderzoeker aan de Rijksuniversiteit Groningen.

 

Niet alleen individuele factoren spelen een rol bij werkdruk, maar ook de manier waarop werk binnen organisaties is ingericht. Denk aan de hoeveelheid autonomie die medewerkers ervaren en de prioriteiten die worden gesteld. “Werkdruk wordt vaak gezien als een probleem wat bij de medewerker ligt, terwijl het heel vaak een systemisch probleem is”, legt Menno uit.

Meer werkdruk door minder regelruimte

Binnen veel organisaties stijgen de taakeisen. Teams moeten meer doen met minder mensen, terwijl systemen, administratie en verantwoordingsprocessen een steeds grotere rol spelen. Volgens Menno kan werkdruk ook ontstaan wanneer medewerkers te weinig ruimte ervaren om hun werk goed in te richten. “Als de taakeisen heel hoog zijn en de regelruimte laag is, dan ervaren mensen enorm veel stress en werkdruk.”

Volgens hem ligt daar een belangrijke taak voor organisaties en leidinggevenden. Niet alleen door ruimte te geven, maar ook door duidelijke kaders en prioriteiten te bieden. “Want als werknemers niet weten waar prioriteiten liggen, worden ze overspoeld door taken.”

Werkdruk herkennen voordat medewerkers uitvallen

Werkdruk is niet altijd direct te zien; soms wordt het pas zichtbaar wanneer medewerkers zich ziekmelden. Maar vaak zijn er al eerder signalen zichtbaar. “Je merkt het ook als mensen afwezig zijn, uitchecken, niet gemotiveerd zijn of cynisch worden.” Ook gehaast of gestrest gedrag kunnen tekenen zijn dat medewerkers onder druk staan. Daarom is een preventieve aanpak belangrijk.

Volgens Menno zouden organisaties het gesprek over werkdruk veel vaker onderdeel kunnen maken van het dagelijkse werk. Niet alleen tijdens functioneringsgesprekken, maar juist tussendoor. “Regelmatig  even vragen: hoe zit je erbij? Ook teams spelen daarin een belangrijke rol. Hoe blijven wij als team fit? Wat vraagt dat van ons team, van mij als leidinggevende, maar ook van jullie?”

Leren en ontwikkelen

Volgens Menno kan een sterke leercultuur organisaties helpen om werkdruk beter bespreekbaar te maken. “Soms wordt leren en ontwikkelen nog te vaak losgetrokken van het dagelijkse werk. Medewerkers volgen trainingen, cursussen of opleidingen naast hun gewone werkzaamheden. Soms zelfs in eigen tijd. Maar dat laatste levert meer werkdruk op”, zegt hij.

Volgens Menno helpt het wanneer organisaties medewerkers ruimte geven om tijdens werktijd aan ontwikkeling te werken. Dat kan al heel laagdrempelig door bijvoorbeeld in dagstarts of werkoverleggen aandacht te besteden aan het delen van kennis en ervaring en collegiale intervisie.

Technologie kan ondersteunen

Technologie kan in potentie helpen om werkdruk te verminderen, als het goed ingezet wordt en de menselijke factor meegenomen wordt. “Veel medewerkers moeten investeren in hun eigen vaardigheden rondom AI, en dat kost tijd. Op den duur kan dat werkdruk verminderend zijn omdat een deel van het werk  makkelijker en efficiënter gedaan kan worden.” Het is belangrijk in hoe organisaties medewerkers meenemen in deze veranderende eisen van werk.

Wanneer technologie van bovenaf wordt ingevoerd zonder medewerkers te betrekken, ontstaat sneller weerstand en onzekerheid. Organisaties die medewerkers actief laten meedenken, creëren meer draagvlak. “Neem bijvoorbeeld een nieuw op AI gebaseerd planningssysteem. In het begin kost het medewerkers tijd om ermee te leren werken, en dat kan tijdelijk extra druk geven. Maar als medewerkers actief worden meegenomen, kunnen meedenken over hoe zo’n systeem hun werk ondersteunt en ruimte krijgen om ermee te oefenen, kan technologie juist routinewerk verminderen en meer ruimte creëren voor de inhoud van het werk. Dan wordt technologie niet iets wat extra druk oplevert, maar iets wat helpt om slimmer en met meer grip te werken.”

Minder werkdruk draagt bij aan arbeidsproductiviteit

Volgens Menno hangen werkdruk en arbeidsproductiviteit nauw met elkaar samen. “Je hoort vaak de kreet : a happy worker is a productive worker. En dat blijkt ook uit tal van onderzoeken” En juist die hoge werkdruk heeft een sterk negatieve invloed op werkplezier maar ook op concentratie, waardoor mensen sneller fouten maken. Organisaties die investeren in duidelijke prioriteiten, ruimte voor ontwikkeling en goed leiderschap, investeren daarom niet alleen in het welzijn van medewerkers. Maar ook in de duurzame prestaties van teams. Daarbij is het volgens Menno belangrijk om ontwikkeling blijvend onderdeel te maken van het dagelijkse werk. “Je moet die leerspier continu blijven prikkelen.”

Windesheim helpt jouw organisatie vooruit met flexibele opleidingen en korte trainingen.

Lees meer over toekomstbestendig werken