Studenten buiten het C-gebouw

Vacature

Medewerker documentaire informatievoorziening en archiefbeheer - 32 uur - Zwolle

Afdeling: Dienst Bedrijfsvoering

Functieomschrijving

Heb jij als ervaren expert op het gebied van documentaire informatievoorziening en archiefbeheer altijd al een bijdrage willen leveren aan het hoger onderwijs? Dan is de afdeling Div-a op zoek naar jou!

  • Je bent mede verantwoordelijk voor een correcte archivering van aangeboden documenten in het DMS.
  • Je beantwoordt vragen van medewerkers of oud studenten op het gebied van archivering.
  • Je voert periodiek kwaliteitscontroles uit op diverse dossierboeken en rapporteert hierover.
  • Je onderhoudt contacten met interne afdelingen en indien nodig met externe partijen zoals bijvoorbeeld onze partner voor externe archivering.
  • Je levert een actieve bijdrage aan het verbeteren van de processen en aan de verdere ontwikkeling van de afdeling.

Hoe ziet je dag eruit?
Samen met je collega’s neem je aan het begin van de dag de bijzonderheden van die dag en eventuele knelpunten door. Daarna ga je aan de slag met het verwerken van de fysieke en digitale post in het DMS. Na het wekelijkse praktische werkoverleg ga je samen met een collega aan de slag met het vormen van dossiers of verwerk je binnengekomen tentamens en onderwijsproducten. Tussendoor heb je nog een overleg met een collega van een opleiding over het efficiënter inrichten van een proces en beantwoord je diverse vragen van collega’s over oa. archivering en bewaartermijnen.  Voordat je naar huis gaat bekijk je welke werkzaamheden er voor de volgende dag op het programma staan en maak je je to do list.
De afdeling Div-a is onderdeel van de dienst Bedrijfsvoering. Als medewerker van Div-a ben je samen met je collega’s verantwoordelijk voor het verwerken van uiteenlopende fysieke en digitale documenten in het document managementsysteem (DMS) Join.
 

Je expertise

  • Je beschikt over een relevante, afgeronde mbo opleiding niveau 4.
  • Je beschikt over een hbo werk -en denkniveau.
  • Je beschikt over aantoonbare ervaring met archivering (zowel fysiek als digitaal) en bent goed op de hoogte van relevante wet- en regelgeving.
  • Je beschikt over uitstekende ICT vaardigheden. Ervaring met een document managementsysteem (DMS) is een pré.
  • Je maakt je nieuwe werkzaamheden snel eigen, je bent flexibel, een teamspeler en je staat stevig in je schoenen.
  • Je bent accuraat, integer, kunt prioriteiten stellen, omgaan met piekbelasting, beschikt over een klantgerichte houding en bent sociaal vaardig.
  • Je hebt bij voorkeur ervaring met het werken volgens het lean of kanbanprincipe.
  • Werkdagen worden in overleg vastgesteld, waarbij je op woensdag en vrijdag in ieder geval beschikbaar bent.

Windesheim als werkgever

Hogeschool Windesheim biedt iedereen die het in z’n mars heeft, de kans om hoger onderwijs te volgen. Dat doen we in samenspraak met bedrijven en instellingen uit de regio’s rond Zwolle en Flevoland. Windesheim heeft voor de komende jaren een aantal ambities geformuleerd. Zo hebben we de ambitie om jongeren en professionals een eigen leerroute te bieden dat aansluit bij het (vak)gebied wat bij hen past,  is onderzoek gericht op een duurzame en inclusieve samenleving en zetten we ons in ten behoeve van het verbeteren van de doorstroom in de onderwijsketen. Medewerkers van Windesheim dragen actief bij aan het realiseren van bovenstaande ambities.

Onze medewerkers waarderen de persoonlijke aandacht die er voor hen is en de diversiteit en de levendige omgeving dankzij de studenten. Zij waarderen hun werk bij Windesheim gemiddeld met een cijfer 7,7.
 

Wat wij bieden

Bij Windesheim zit je goed als het gaat om persoonlijke ontwikkeling, teamontwikkeling en arbeidsvoorwaarden en regelingen, zoals een dertiende maand, volledige reiskostenvergoeding voor trein of bus, een zeer goede verlofregeling waaronder 428 uur verlof op basis van een 40-urige werkweek en gratis sporten voor medewerkers.

Wij bieden een uitdagende functie voor 32 uur per week binnen een enthousiast team waarin persoonlijke –en teamontwikkeling een belangrijke rol speelt.
Het gaat om een tijdelijk dienstverband voor de duur van twee jaar. 

Deze functie valt onder de standaard functiekarakteristiek van medewerker  administratie a. Afhankelijk van je opleiding en relevante werkervaring bedraagt het bruto maandsalaris bij een fulltime dienstverband tussen de €2212,26 en € 2995,17 (conform schaal 7 van de CAO hbo).
 

Zo kom je met ons in contact

Heb je belangstelling voor deze functie? Cynthia de Roos, teamleider Div-a, geeft je  graag antwoord op functie-inhoudelijke vragen. Zij is per mail bereikbaar (c.de.roos@windesheim.nl) of telefonisch via 088 - 469 8834. Erik van den Berg, recruiter, geeft je graag antwoord op overige, procedurele vragen. Hij is bereikbaar via ef.vanden.berg@windesheim.nl of via 088-469 9709.

Tot Slot

  • Je kunt solliciteren tot en met zaterdag 22 februari 2020.
  • De gesprekken staan gepland op 2 maart 2020.
  • Deze vacature is gelijktijdig zowel intern als extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid hebben interne medewerkers voorrang op externe kandidaten.
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Solliciteer